Quien tiene la obligación de elaborar el documento equivalente a la factura?

El documento equivalente se utiliza para quienes venden bienes o prestan servicios y no están obligados a facturar o están inscritos en el régimen simplificado, en estos casos la obligación legal de elaborar el documento equivalente fue atribuida a la persona del régimen común que adquiere los bienes o servicios.

El Documento equivalente en las compras que el Régimen común haga al Régimen simplificado está reglamentado en el Decreto 522 de 2003. Artículo 3°. El cual establece que el Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:
a) Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios;
b) Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;
c) Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;
d) Fecha de la operación;
e) Concepto;
f) Valor de la operación;
g) Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;
Artículo 4°. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.

Documentos equivalentes a la factura
1. Los tiquetes de máquina registradora.
2. Las boletas de ingreso a espectáculos públicos.
3. Los tiquetes de transporte.
4. Los recibos de pago de matriculas y pensiones expedidos por establecimientos de educación reconocidos por el Gobierno.
5. Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago.
6. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías.
7. Factura electrónica. (Art. 5, Decreto 1165 de 1996).


Requsitos del documento equivalente
Decreto 1165 de 1996. Artículo 6. Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Los documentos equivalentes a la factura deberán contener como mínimo los siguientes requisitos:
1. Tiquetes de Máquina Registradora
Máquinas registradoras con sistema POS
Los documentos emitidos por esta clase de máquinas deben cumplir los siguientes requisitos mínimos:
• Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
• Número consecutivo de la transacción.
• Fecha de la operación.
• Descripción de los bienes o servicios.
• Valor total de la transacción.

Máquinas registradoras por artículo (PLU) con departamentos y máquinas registradoras por departamentos.
requisitos mínimos:
• Nombre o razón social y nit del vendedor o de quien preste el servicio.
• Número consecutivo de la transacción.
• Fecha de la operación.
• Valor total de la transacción.

2. Boletas de ingreso a espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones

Boletas de ingreso a cine.
requisitos mínimos:
• Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
• Numeración consecutiva.

Boletas de ingreso a otros espectáculos públicos y recibos de pago de matrículas y pensiones.
Requisitos mínimos:
• Nombre o razón social de quien presta el servicio y su Nit.
• Numeración consecutiva.
• Descripción específica o genérica del servicio.
• Fecha.
• Valor de la operación.

3. Recibos de servicios públicos, tiquetes de transporte, pólizas de seguros, títulos de capitalización y sus comprobantes de pago.

Requisitos mínimos:
• Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
• Numeración consecutiva.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica del servicio.
• Valor de la operación.

4. Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de inversión extranjera, fondos mutuos de inversión, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantías
Requisitos mínimos:
• Nombre o razón social de quien prestan el servicio y su Nit.
• Numeración consecutiva.
• Fecha de extracto.
• Descripción específica o genérica del servicio.
• Valor de la operación.

5. Factura electrónica
La factura electrónica deberá ser expedida de acuerdo con las condiciones señaladas en el Decreto 1094 de junio 21 de 1996.

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Terevallejo